Menggunakan ChatGPT dengan dokumen sulit: risikonya dan alternatif persendirian
Kakitangan anda hampir pasti sudah menggunakan ChatGPT atau alat seumpamanya di tempat kerja — untuk meringkaskan kontrak, merangka balasan kepada pelanggan, atau mencari klausa dalam manual dasar 200 halaman. Ia benar-benar menjimatkan masa. Persoalan bagi pengurusan bukan sama ada orang menggunakan AI, tetapi apa yang mereka tampal ke dalamnya dan ke mana teks itu pergi.
Panduan ini menerangkan dengan mudah apa yang berlaku kepada dokumen yang dimasukkan ke dalam chatbot AI awam, peraturan Malaysia yang terpakai, dan pilihan yang ada jika anda mahukan manfaatnya tanpa pendedahan.
Apa yang berlaku kepada teks yang ditampal
Apabila seseorang menaip atau memuat naik dokumen ke dalam chatbot AI awam, teks itu dihantar ke pelayan penyedia, diproses di sana dan biasanya disimpan dalam sejarah perbualan. Sama ada ia juga digunakan untuk menambah baik model penyedia bergantung pada pelan dan tetapan:
- Akaun peribadi (ChatGPT Free, Plus dan Pro): menurut pusat bantuan OpenAI, perbualan boleh digunakan untuk melatih model secara lalai. Pengguna boleh mematikannya di Settings → Data Controls (“Improve the model for everyone”), tetapi tetapan itu hanya berkuat kuasa selepas itu dan bagi setiap pengguna sahaja.
- Pelan syarikat (ChatGPT Business, Enterprise, Edu) dan API: OpenAI menyatakan input dan output tidak digunakan untuk latihan secara lalai.
- Alat lain (Gemini, Copilot, Claude, DeepSeek dan lain-lain) mempunyai terma masing-masing, yang berbeza antara pelan percuma dan berbayar serta berubah dari semasa ke semasa.
Risiko sebenar bukanlah model akan membacakan kontrak anda kepada orang asing esok. Risikonya ialah bahan sulit berada di luar kawalan anda: di pelayan luar negara, dalam akaun peribadi yang tidak boleh dilihat atau dipadam oleh syarikat, dan disimpan selama yang dibenarkan oleh terma penyedia.
Dokumen yang paling banyak menimbulkan masalah
- Fail HR — gaji, rekod tatatertib, sijil cuti sakit, nombor kad pengenalan.
- Data pelanggan — nama, nombor telefon, butiran akaun, aduan.
- Kontrak dan tender — harga, terma di bawah NDA, dokumen bidaan.
- Kertas undang-undang dan lembaga — nasihat, litigasi, minit mesyuarat.
- Bahan teknikal — kod sumber, kata laluan, rajah rangkaian.
Kebanyakannya mengandungi data peribadi, yang tertakluk kepada PDPA, atau maklumat di bawah kewajipan kerahsiaan kepada pihak lain.
Di mana PDPA terpakai
Jika dokumen mengandungi data peribadi — apa-apa yang mengenal pasti pelanggan, pekerja atau wakil pembekal — orang yang menampalnya ke dalam alat AI sedang memproses data itu bagi pihak syarikat. Tiga bahagian Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 berkaitan:
- Tujuan (seksyen 6): data peribadi hanya boleh diproses untuk tujuan ia dikumpulkan. Memasukkan fail aduan pelanggan ke dalam perkhidmatan AI pihak ketiga untuk merangka balasan mungkin melangkaui tujuan itu.
- Keselamatan (seksyen 9): syarikat mesti mengambil langkah praktikal untuk melindungi data peribadi daripada kehilangan, salah guna dan pendedahan tanpa kebenaran. Penggunaan akaun AI peribadi tanpa kawalan sukar diselaraskan dengan kewajipan ini.
- Pemindahan ke luar negara (seksyen 129): sejak 1 April 2025 tiada lagi senarai putih Menteri. Data peribadi hanya boleh dihantar ke negara lain jika salah satu syarat dipenuhi — contohnya, negara itu mempunyai undang-undang yang sebahagian besarnya serupa dengan PDPA atau memastikan tahap perlindungan yang mencukupi, atau syarikat telah mengambil langkah berjaga-jaga yang munasabah seperti klausa kontrak. Garis panduan Pesuruhjaya 2025 mengharapkan penilaian impak pemindahan yang didokumenkan.
Pelanggaran prinsip PDPA boleh dikenakan denda sehingga RM1 juta dan/atau penjara tiga tahun, dan pelanggaran data peribadi mesti dimaklumkan kepada Pesuruhjaya dalam tempoh 72 jam.
Kandungan dasar AI di tempat kerja
Mengharamkan AI sepenuhnya jarang berkesan — orang akan menggunakannya di telefon sendiri. Dasar yang ringkas dan jelas lebih berkesan:
- Alat yang diluluskan, dan pada pelan mana (akaun yang diurus syarikat, bukan akaun peribadi).
- Apa yang tidak boleh sama sekali ditampal — nombor kad pengenalan, gaji, data perubatan, senarai pelanggan, apa-apa di bawah NDA, kata laluan.
- Apa yang boleh ditampal — maklumat awam, draf sendiri dengan nama dibuang.
- Siapa yang perlu dirujuk apabila tidak pasti, dan cara melaporkan kesilapan dengan segera (ia mungkin pelanggaran yang wajib dimaklumkan).
- Menyemak jawapan — hasil AI mesti disahkan dengan sumber sebelum dihantar kepada pelanggan, pengawal selia atau mahkamah.
Alternatif persendirian: AI yang kekal di pelayan anda
Sebab kakitangan menampal dokumen ke dalam ChatGPT ialah mereka mahukan jawapan daripada dokumen mereka sendiri — buku panduan HR, SOP, kontrak lama, manual dasar. Tugas itu boleh dilakukan tanpa menghantar apa-apa ke luar organisasi.
AI dokumen persendirian seperti KnowledgeCore dipasang di pelayan anda sendiri, atau dihoskan untuk anda oleh TechnoNet di Malaysia. Ia membaca fail PDF, Word dan Excel anda, dan menjawab soalan dengan dokumen dan seksyen sumber dinyatakan, supaya jawapan boleh disemak. Model bahasa berjalan di pelayan itu: tiada panggilan kepada OpenAI, Anthropic atau mana-mana penyedia AI awan, dan tiada telemetri.
| Chatbot AI awam | AI dokumen persendirian | |
|---|---|---|
| Ke mana dokumen pergi | Pelayan penyedia, selalunya di luar negara | Pelayan anda, atau pelayan di Malaysia yang anda pilih |
| Digunakan untuk latihan | Bergantung pada pelan dan tetapan | Tidak |
| Siapa boleh melihat sejarah | Akaun pengguna individu | Pentadbir anda, dengan akses berasaskan peranan |
| Jawapan menyatakan sumber | Kadang-kadang | Sentiasa, dokumen dan seksyen |
| Pemindahan rentas sempadan (s.129) | Perlu dinilai | Tidak berlaku jika dihoskan di Malaysia |
KnowledgeCore mencapai 98% dalam penanda aras dasar akademik 43 soalan dan 47 daripada 47 dalam penanda aras pematuhan PDPA yang diterbitkan. Pelan bermula dari RM 299 sebulan.
Soalan lazim
Adakah menggunakan ChatGPT di tempat kerja menyalahi undang-undang di Malaysia?
Tidak. Tiada undang-undang yang melarang penggunaan alat AI di tempat kerja. Risiko undang-undang datang daripada apa yang dimasukkan — data peribadi (PDPA), maklumat di bawah NDA, atau bahan yang tertakluk kepada kerahsiaan profesional.
Adakah ChatGPT menggunakan dokumen syarikat saya untuk latihan?
Pada akaun peribadi Free, Plus dan Pro, OpenAI boleh menggunakan perbualan untuk latihan melainkan pengguna mematikannya di Data Controls. Pada ChatGPT Business, Enterprise, Edu dan API, OpenAI menyatakan data tidak digunakan untuk latihan secara lalai. Semak terma semasa bagi alat dan pelan yang anda gunakan.
Adakah mematikan 'Improve the model for everyone' sudah memadai?
Ia menghentikan perbualan akan datang daripada digunakan untuk latihan pada akaun itu, tetapi teks masih dihantar dan disimpan di pelayan penyedia, tetapan itu bagi setiap individu, dan syarikat tidak dapat menguatkuasakannya pada akaun peribadi kakitangan.
Adakah menghantar dokumen ke perkhidmatan AI luar negara dikira pemindahan rentas sempadan di bawah PDPA?
Jika dokumen mengandungi data peribadi, ya. Sejak 1 April 2025, seksyen 129 hanya membenarkan pemindahan jika salah satu syaratnya dipenuhi, dan garis panduan Pesuruhjaya mengharapkan syarikat mendokumenkan penilaiannya.
Bolehkah AI persendirian berfungsi tanpa akses internet?
Ya. KnowledgeCore boleh dipasang di pelayan tanpa akses internet selepas pemasangan — model, carian dan jawapan semuanya berjalan secara setempat.
Berapakah kos AI dokumen persendirian?
Pelan KnowledgeCore bermula dari RM 299 sebulan. Pemasangan lebih besar di perkakasan anda sendiri disebut harga selepas penilaian ringkas dokumen anda.
Tanya soalan kepada dokumen anda sendiri — tanpa ia keluar dari organisasi anda.
Hubungi kami